Relatório do Plano de Resposta

Ao denunciar uma (suspeita) violação, receberá uma confirmação da receção. Um resumo e uma proposta de tratamento são enviados ao Comité de Integridade pelo Diretor de Compliance.

Isto é geralmente feito dentro de duas semanas após a receção do relatório. O Comité de Integridade avaliará o caso e decidirá sobre o despedimento ou investigação. Esta decisão será comunicada ao repórter. Se for decidido que o caso será investigado, o caso será atribuído a um investigador. O investigador realiza uma avaliação inicial da credibilidade, do contexto e da (potencial) seriedade do relatório.

Se a investigação for considerada necessária, o Comité de Integridade constituirá uma Equipa de Investigação. A investigação é sempre necessária quando o relatório:

- contenha alegadas violações da FCPA ou de outras leis anticorrupção aplicáveis;
- contém alegadas violações das leis antitruste;
- envolve a gestão de topo da PACCAR EU; e/ou
- caso contrário, poderá ter um impacto significativo na reputação da DAF/PACCAR (doravante designada por Empresa).

A Equipa de Investigação deve ser independente e, por isso, não conter um colega direto, subordinado ou supervisor do suspeito ou denunciante.

A Equipa de Investigação fornecerá ao Comité de Integridade informações preliminares sobre o planeamento da investigação. A principal função da Equipa de Investigação é reunir a informação e a documentação relativa ao relatório (apuração dos factos). Cabe ao Comité de Integridade formular um parecer sobre a ocorrência da suspeita de violação.

Após a constituição da Equipa de Investigação, o objectivo e o âmbito da investigação serão definidos no plano de investigação, idealmente no prazo de uma semana. Neste ponto, e depois de avaliar a credibilidade e o contexto em que qualquer denúncia é feita, a Equipa de Investigação pode aconselhar o Comité de Integridade a rejeitar uma denúncia (por exemplo, devido a pouca ou nenhuma evidência para fundamentar a alegada violação). Nesse caso, a Equipa de Investigação documentará e arquivará este parecer. A decisão do Comité de Integridade será fundamentada em comunicação ao relator.

Após planear a investigação, as seguintes etapas deverão ser concluídas o mais rapidamente possível:
- Protegendo a evidência
- Realização de entrevistas
- Realização e verificação de análises
- Reporte intermédio de estado ao Comité de Integridade

A investigação deve ser feita no prazo de 2 meses após a receção da acusação. Em circunstâncias específicas, o Comité de Integridade poderá prorrogar o período de investigação, o que será comunicado ao denunciante.

As descobertas e observações devem ser devidamente documentadas. E um relatório final será fornecido pela Equipa de Investigação ao Comité de Integridade. O Comité de Integridade deverá limitar a distribuição e apresentação do Relatório Final com base na necessidade de conhecimento apenas ao pessoal autorizado.

Um resumo das conclusões ou o resultado final será fornecido ao relator pelo Comité de Integridade.
Dependendo das conclusões da investigação, o Comité de Integridade aconselhará a gestão direta relevante em caso de suspeita de violação relacionada com a conformidade ou em caso de qualquer outro tipo de suspeita de má conduta, sobre o curso de ação adequado, como, mas não limitado a :

Eu. Declarar o relatório inadmissível/não tomar outras medidas.
ii. Tomar medidas disciplinares, por exemplo, advertência por escrito, formação obrigatória, suspensão, redução de salário, despromoção ou rescisão de contrato de trabalho para o(s) trabalhador(es) envolvido(s).
Qualquer ação disciplinar refletirá adequadamente a gravidade da má conduta.
iii. Desenvolver medidas adicionais, tais como formação, reforço dos controlos internos, criação de políticas adicionais ou outras medidas que visem promover uma cultura de integridade e compliance.